Praca w agencji eventowej nie zawsze bywa łatwa. Aby móc sprostać licznym wyzwaniom, które są chlebem powszednim osób z branży, trzeba mieć określone predyspozycje, być otwartym na naukę nowych umiejętności, a także mieć świadomość, że praca, którą się wykonuje, nie jest jak każda inna. Organizacja eventów wiąże się z szeregiem różnorodnych działań, w trakcie których potrzebne są zarówno zdolności interpersonalne, jak i radzenie sobie z kwestiami technicznymi oraz logistycznymi.
Każda ścieżka kariery jest inna, zatem nie ma jednego uniwersalnego przepisu na to, jak odnieść sukces w branży eventowej. W ramach tej szerokiej dziedziny można rozwijać pracowników na rozmaitych polach by byli specjalistami w różnego typu działaniach.
Punktem wyjścia w karierze event managera mogą być różne sytuacje. Ktoś może wybrać studia związane z tą dziedziną i rozpocząć swoją przygodę z eventami od stażu w agencji. Ktoś inny trafi do branży przez przypadek. W obydwu przypadkach kluczowa jest w tym zawodzie praktyka – dopiero będąc w „oku cyklonu”, a zatem podczas pracy przy różnych wydarzeniach, możemy dowiedzieć się, jakie taka osoba ma predyspozycje i w którą stronę ją ukierunkować.
Kiedy przyjmujemy nowego pracownika do agencji eventowej, musimy liczyć się z tym, że pierwsze zadania, które mu zlecimy będą mniej odpowiedzialne. Często pracownik zaczyna od obsługi technicznej lub asystowania. Następnie przychodzi czas na koordynację mniejszych imprez. Z czasem zadania stają się coraz bardziej złożone – dochodzi zarządzanie większymi imprezami, całymi zespołami oraz budżetowanie. W międzyczasie nasz pracownik nabywa wiele przydatnych zdolności, takich jak umiejętność efektywnego komunikowania się i negocjowania. Uczy się również asertywności, mądrego planowania, zarządzania, a także sprzedaży i marketingu. Kolejnym krokiem na drodze kariery event managera mogą być szkolenia doskonalące w różnych dziedzinach w zależności od sytuacji. Nie muszą to być szkolenia stricte organizowane przez ekspertów branży. Mogą to być kursy z zakresu zarządzania sobą w czasie czy radzenia sobie z presją czasu etc. Ważne jest, aby nasz pracownik, w którego inwestujemy, spełniał się w swoich działaniach oraz był ekspertem w swojej dziedzinie.
Podsumowując ten wątek, będąc organizatorem wydarzeń (agencją eventową) należy poważnie traktować swoich pracowników, pamiętając o tym, że im więcej ich nauczymy i pokażemy oraz im więcej damy szans do rozwoju osobistego, tym lepszej jakości będzie ich praca i tym lepsze będą efekty działań firmy.
Podam przykład z ubiegłego tygodnia. Dzień po dniu moja firma jako podwykonawca, realizowała warsztaty podczas różnych eventów prowadzonych przez odrębne agencje eventowe. Jakość współpracy i efekt widoczny dla mnie jako fachowca był bardzo rozbieżny.
W przypadku współpracy z pierwszą agencją, ustalenia były chaotyczne, nie było ustalonego podziału zadań, następowały notoryczne zmiany w ustaleniach. Na miejscu, kiedy pracownicy dojechali, „nikt nic nie wiedział”. Brakowało checklist i kompetentnej osoby decyzyjnej.
Z drugą agencją zaś ustalenia przed eventem były konkretne. Oczywiście delikatne modyfikacje po drodze były wprowadzane, co jest naturalną rzeczą. Na miejscu, w dniu eventu, wszystko „chodziło jak w zegarku”. Każdy pracownik obsługi wiedział co ma robić, panował jednocześnie spokój wewnętrzny i radość z wykonywania zadań. Być może Klienci finalni nie zauważają zawsze tych uchybień, ale bałagan organizacyjny nie jest przyjemny dla realizatorów. Ta sytuacja, która jest tylko jednym z wielu przykładów, pokazuje, że warto mieć standardy w firmie; że warto inwestować w rozwój pracowników, chociażby dlatego, żeby komfort pracy był lepszy.
Naturalnie, w branży, która jest tak obszerna, trudno wyznaczyć jeden schemat dla wszystkich. Ze swojego doświadczenia mogę powiedzieć, że warto obserwować swoich pracowników, rozmawiać z nimi, motywować do zdobywania nowych umiejętności i pracowania nad zarówno mocnymi jak i słabym stronami. Ja staram się wspierać pracowników z osobna, gdyż każdy ma inne potrzeby i różne możliwości. Dobrze też wziąć pod uwagę, że nasz pracownik nie zawsze musi być tak ambitny jak my sami, i czasami wystarczy mu posiadanie kompetencji w wybranej dziedzinie, bo wewnętrznie nie potrzebuje dalszego rozwoju. I to można zaakceptować i uszanować, o ile nie blokuje to naszych działań jako agencji. Spotkałam w swojej historii kilka takich osób. Oni byli rewelacyjni - lojalni, pracowici i zadaniowi – tyle, że w ramach swojej wąskiej dziedziny.
Podsumowując, bardzo ważne są pasja u osób kierujących agencją oraz zaangażowanie u pracowników, bo to one dają zapał do działania, motywację do dalszych wyzwań i sprawiają, że nieustannie chcemy się rozwijać.